Description de poste

I. Informations sur le poste

Intitulé du poste : Secrétaire du Sous-secrétaire général chargé des Questions politiques et du Développement humain (QPDH)

Unité organisationnelle : Département QPDH

Supérieur hiérarchique/Grade : Sous-secrétaire général (SSG)

Grade actuel : SG4

II. Contexte organisationnel

Sous la direction et la supervision générales du Sous-secrétaire général (SSG) et en étroite coordination avec le Bureau du Secrétaire général, la Secrétaire du SSG fournit à ce dernier un appui administratif pour les questions relevant de la compétence du département et celles relatives à ses opérations, en veillant à l’application des règles et règlements administratifs et en établissant des procédures opérationnelles permettant à assurer le bon fonctionnement du service. Elle veille au bon fonctionnement du Bureau du Sous-secrétaire général et du département, en assurant notamment la gestion des flux d’informations et le suivi des délais fixés et des engagements pris.

En tant que premier interlocuteur pour toutes les personnes venant de l’extérieur ou du Secrétariat ACP dans le Bureau du Sous-secrétaire général, le titulaire interagit avec des délégués des missions ACP et de la Commission européenne (CE), des hauts fonctionnaires, des experts, ainsi que des responsables d’organisations régionales et multilatérales, et traite un volume important de demandes et un large éventail de questions très sensibles.

III. Fonctions/Résultats clés attendus

Résumé des fonctions clés:

17. Veille au bon fonctionnement du Bureau du Sous-secrétaire général.
17. Fournit un appui au Sous-secrétaire général en matière de communication.
17. Prête assistance au Sous-secrétaire général pour les questions administratives.
17. Fournit des services administratifs au département.

IV. Impact des résultats

Les résultats clés ont un impact déterminant sur le bon fonctionnement et l’efficacité globale du département. La qualité de la gestion globale de l’ensemble du département dépend dans une large mesure du degré d’organisation et d’efficacité dans l’exécution des fonctions. En tant que membre du personnel fournissant un appui immédiat au Sous-secrétaire général, la Secrétaire de direction joue un rôle déterminant en tant que garante du bon fonctionnement du Bureau du Sous-secrétaire général et de la confidentialité des informations.

V. Compétences

Compétences de base

• Faire preuve de courtoisie, de tact et d’une aptitude à travailler efficacement avec des personnes de différentes nationalités et cultures.
• Faire preuve de diplomatie et de discrétion dans les rapports avec les ambassadeurs ACP, ainsi que les délégués des missions ACP et des organisations et institutions internationales.

Efficacité opérationnelle

• S’employer à actualiser en permanence ses connaissances par le biais de l’auto-apprentissage et d’autres formes d’apprentissage.

• Démontrer une bonne connaissance des technologies de l’information et utiliser celles-ci dans le cadre de son travail ; maîtriser l’outil informatique, en particulier les applications Windows et autres logiciels de bureautique.

• Être capable de gérer un volume important de travail, même dans des délais courts.

• Démontrer une capacité à organiser et à réaliser des tâches multiples en établissant des priorités.

Gestion des documents, des correspondances et des rapports

• Maîtriser la grammaire, l’orthographe et la structure de la langue française et anglaise, et posséder une bonne aptitude à la communication orale en anglais et en français.
• Être capable de tenir des registres précis et bien documentés, en respectant les normes pertinentes.

Planification, organisation et polyvalence

• Démontrer une capacité à passer rapidement d’une tâche à une autre, afin de répondre aux multiples demandes d’appui, tout en maintenant le cap.

• Être capable d’exécuter des tâches de routine de façon cohérente, précise et ordonnée, en faisant preuve de vigilance.

VI. Qualifications requises

Éducation :

Diplôme d’études secondaires (niveau avancé) ou équivalent, et diplôme de secrétariat.

Expérience :

Minimum cinq (5) années d’expérience professionnelle en tant que Secrétaire au service d’un cadre dans une organisation. Une expérience acquise dans une organisation régionale ou internationale serait un avantage.

Langues :

Bonne maîtrise de l’anglais et du français. Une connaissance pratique du portugais ou de l’espagnol serait un avantage.